Syndicus

Wie een flat koopt of huurt krijgt te maken met de syndicus.

Hij is het uitvoerend orgaan van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME), aan wie belangrijke taken gereserveerd zijn, zoals het opstellen van de begroting, het beheren van de financiën, het voeren van de boekhouding, het incasseren van voorschotbijdragen, het afsluiten van verzekeringen, het voorbereiden en opvolgen van werken, het organiseren van algemene vergaderingen (A.V.), het doen respecteren van de reglementen,...

U ziet het, geen sinecure...

Wat zijn de taken van de syndicus?
 

1. Administratief beheer:

  •     samenstellen van een volledig basisdossier
  •     beknopte samenvatting basisgegevens gebouw
  •     beslissingsorganen; algemene vergadering
  •     opmaken en controle van de uitnodigingen algemene vergadering
  •     samenstellen van de dagorde agendapunten
  •     versturen van de uitnodigingen
  •     versturen van het verslag van de algemene vergadering
  •     eigen vergaderzaal tot max. 10 personen
  •     strikte opvolging van alle werken en /of klachten, schadedossiers
  •     volgen van constante bijscholing en toepassing hiervan in de praktijk
  •     innemen van een onpartijdig neutraal deontologisch standpunt
  •     controle van stemprocedures (M.b.v. barcodescanners,...)
  •     notuleren van beslissingen of omstandig verslag van de algemene vergadering
  •     correct en tijdig afhandelen van schriftelijke en/ of telefonisch opmerkingen
  •     beheer van verzekeringen
  •     het onderhandelen en voorleggen van de meest voordelige prijzen voor uitvoering werken
  •     controle op uitoefening van het reglement van inwendige orde
  •     naleven van de wettelijke voorschriften en aanzetten tot de toepassing ervan
  •     . . .
                                                 

 

2. Financieel beheer :

  •     volledig open boekhouding
  •     openen van een nieuw bankrekeningnummer per gebouw
  •     correcte gedetailleerde verdeling en weergave van de kosten van het gebouw
  •     1 x per jaar een volledige afrekening per eigenaar van de gemeenschappelijke en privatieve kosten
  •     dagelijks opvolgen en uitvoeren van bankverrichtingen, facturatie, betalingen aan de hand van bewijskrachtige stukken
  •     correcte verdeling van de kosten met betrekking op het reglement van mede eigendom en de beslissingen van de algemene vergadering
  •     opvragen van de nodige provisies en werkkapitaal
  •     aanleggen van een spaarrekening en reservefonds
  •     opvolgen van de alle betalingen met de nodige herinneringen
  •     telefonisch en /of schriftelijk te woord staan voor boekhoudkundige vragen
  •     constante bijscholing door personeel, constante aanpassing op technologisch gebied
  •     bewaren gedurende 10 jaar van bewijskrachtige stukken die betrekking hebben tot de afrekening en gedetailleerde staat tot vermogen van het gebouw (VME)
  •     . . .


3. Technisch beheer :

  •     regelmatige controle van het gebouw
  •     vergelijken van prijs/kwaliteit van goederen en diensten
  •     aanvragen van de nodige offertes
  •     opvolgen en controleren van werken, herstellingswerken, beschadigingen, verzekeringszaken
  •     goede contacten met gespecialiseerde firma's, architecten
  •     onmiddellijke opvolging van schade en beschadigingen aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw
  •     bijstaan van telefonisch advies
  •     . . .


Het is niet de bedoeling om alle facetten van het syndicusbeheer tot in de details te gaan belichten of u een handleiding te bezorgen van hoe het beheer dient waargenomen te worden. Wij wensen u enkel de belangrijkste punten toe te lichten.

Indien u meer informatie wenst bent u ten allen tijde welkom op ons kantoor. (Na afspraak)
Of u kan ons een mailtje sturen met de gegevens van het gebouw waar u een offerte voor wenst te ontvangen en wij bezorgen u een transparante offerte op maat!

Pro-Plan is lid van Unie Vlaamse Syndici.